공문서 작성할 때 실수하기 쉬운 표현 8가지, 올바른 표기법은?

공문서는 정확성과 일관성이 중요한 공식 문서입니다.

이를 위해 맞춤법, 문장 구조, 숫자 및 날짜 표기법 등의 규칙을 준수해야 합니다.

 

이번 글에서는 공문서를 작성할 때 반드시 알아야 할 사항을 정리하고,
예시와 함께 올바른 표현 방법을 설명하겠습니다.

1. 관련 근거의 표시 방법

공문서에서 특정 문서와 관련성을 표현할 때, "관련입니다"라는 표현은 맞지 않습니다.

대신 "관련됩니다" 또는 "관련된 문서입니다"가 올바른 표현입니다.

 

❌ 틀린 표현

• 총무과-12(2004. 2. 12)호와 관련입니다.

 

✅ 올바른 표현

• 총무과-12(2004. 2. 12.)와 관련됩니다.
• 총무과-12호(2004. 2. 12.)와 관련됩니다.

날짜 표기 시 연월일(년. 월. 일.)은 온점을 사용하여 표기하며,
"호"를 생략할 수 있지만 명확성을 위해 포함할 수도 있습니다.

2. 날짜 및 시간 표기법

공문서에서는 날짜와 시간 표기에도 엄격한 규칙이 있습니다.
특히, 일시를 표시할 때는 쌍점(:)을 붙여 쓰고, 시간 범위는 물결표(～)를 사용합니다.

 

❌ 틀린 표현

• 일시 : 2025. 2. 18. 14:30 - 16:30

 

✅ 올바른 표현

• 일시: 2025. 2. 18.(화) 14:30～16:30
• 장소: 서울특별시 중구 세종대로 110

일시 및 장소의 쌍점(:) 앞에는 붙여 쓰고, 뒤에는 한 칸 띄웁니다.
시분 표기는 24시간제로 작성하며, 시간 범위는 "～"를 사용해 명확히 표시합니다.

 

3. 붙임 문서 표시 방법

공문서에서 첨부 문서를 표시할 때, "붙임:"과 같이 쌍점(:)을 사용하는 것은 잘못된 표현입니다.
"붙임" 뒤에는 한 칸(2타)을 띄우고, 문서 목록을 작성해야 합니다.

 

❌ 틀린 표현

• 붙임 : 1. 회의록 1부.
• 2. 참석자 명단 1부.

 

✅ 올바른 표현

• 붙임 1. 회의록 1부.
• 2. 참석자 명단 1부.
• 끝.

 

4. 금액 표기 방법

금액 표기는 명확하게 표현해야 하며, 숫자뿐만 아니라 한글로도 기재해야 합니다.

 

✅ 올바른 표현

• 금 1,500,000원 (금일백오십만원정)
• 금 57,230원 (금오만칠천이백삼십원정)

법령에 따라 금액 표기 방식이 달라질 수 있으므로,
관련 법령이 있을 경우 이를 따릅니다.

 

5. 증감 표기 방법

구분	2024년	2025년	증감
A 지역	5,000	5,150	150
B 지역	3,200	3,100	△100
C 지역	4,750	4,850	100

보고서나 통계 자료에서 증가와 감소를 나타낼 때,
증가 수치는 그대로 작성하고, 감소 수치는 △ 기호를 사용하여 표시합니다.

 

6. 문서의 끝 표시

문서가 종료되었음을 명확히 하기 위해 "끝"을 사용하며, 본문과 붙임이 있을 경우 다르게 표기해야 합니다.

 

✅ 올바른 표현

• 문서 본문이 끝난 경우:
  ... 바랍니다. 끝.
• 붙임이 있는 경우:
  붙임 1. 사업계획서 1부.
  2. 예산안 1부. 끝.

 

7. 수신자 표시 방법

민원 회신문서의 수신자 표시는 민원인의 성명을 먼저 기재하고, 괄호 안에 주소와 우편번호를 기재해야 합니다.

 

✅ 올바른 표현

• 수신자 홍길동 귀하 (우04301 서울특별시 용산구 이태원로 100)

 

8. 항목 구분 및 띄우기 규칙

공문서에서 항목을 구분할 때는 일관된 형식을 유지해야 합니다.

 

✅ 올바른 항목 구분

• 1. 첫 번째 항목 ○○○○○○○○○○○
•    가. 두 번째 항목 ○○○○○○○○○○○
•       1) 세 번째 항목 ○○○○○○○○○○○
•          가) 네 번째 항목 ○○○○○○○○○○○

※   표시는 한글 1자(2타), * 표시는 숫자 1자(1타)를 띄우는 것을 의미합니다.

 

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결론

공문서는 명확하고 통일된 형식으로 작성해야 합니다.

위에서 소개한 규칙을 준수하면, 가독성이 높고 공식적인 문서로서의 신뢰도를 확보할 수 있습니다.

 

특히 날짜와 시간 표기, 증감 수치, 금액 표기, 문서의 끝맺음 표현 등을 정확하게 사용해야 합니다.
공문서 작성 시 본 가이드를 참고하여 정확하고 깔끔한 문서를 작성해보세요.